في خضم رواج العمل وتعدد الأقسام وتفرع الإدارات وتنوع المهام، تبرز أهمية الاتصال السمعي. Over Phone أي ترك السماعة الخارجية تموج علانية على الهواء مباشرة. وهذا من شأنه أن يحرج الطرف الآخر المتواجد على الهاتف صاحب المكالمة. ويكون بعيد عن الذكاء العاطفي Emotional Intelligence
إن هذا السلوك قد يتبعه بعض الموظفين ويتخذه عادة تكنولوجية يتسع مداها في أروقة المكاتب. وكذا في ردهات الأقسام والإدارات المكتظة بالمراجعين والموظفين المعنيين، بل ويٌسرج صرح هاتف المكتب وكذا النقال يصدح يسمع مجاراة المكالمة القريب والبعيد….وهذا يربك سير العمل ، بل ويشي بتسريب منهجية رواج المؤسسة ويفضح أسرارها والتي ينبغي المحافظة عليها . إذ أن هناك سرية المعلومات في أية مؤسسة وشركة ومكتب لها خصوصيتها الدائمة الجاثمة في طيات السطور . حيث إن المكالمات المرئية (التي تنضح على الهواء) بين الأطراف المتصلين. تبدد (أتيكيت) الاتصال. وتهيض مساره ولتبين هذا المنحى السلبي نورد المثال الآتي:-
حينما تقدم أحد المراجعين أو حتى من موظفي الدائرة / القسم/ الخ… بغية الاستفسار والاستبيان عن معاملة كان قد تقدم بها مؤخراً..حتى فوجيء بأن الموظف قد فتح مكبر الصوت..وهذا مما ينافي ويحرج المتصل والمراجع وأيضاً الموظف، نعم ترك سماعة الهاتف.(فاغرة فاها) خارجة الى الملأ لابد أن تصدر هفوات عفوية أو عن قصد فتصير سلبية ضحلة التي توقع بين المتحدثين سوء فهم وربما تتفاقم تلك التصرفات العشوائية لا يٌحمد عقباها.
نعم… هنا تمخضت المسألة برمتها وجاءت مرجعية المعاملة في مسارها الروتيني الممل حيث يتم قذف الكرة وإبعادها عن المرمى…. خاصة إن المراجع في تبيان تلك الحالة تشبه ركلات الكرة يمنة ويسرى، جراء تسكين المعاملات في الأدراج, وربما تسيسها هروباً من المسؤولية .
ولعل الحل البسيط يكمن بادئ ذي بدء تجنب وترك سماعات الهاتف تشرئِبْ في أعناقها في وجه المراجعين والموظفين أنفسهم.
1. التقليل من الروتين البيروقراطي.
2. إعطاء مساحة ومصداقية مع المراجعين والموظفين أنفسهم.
3. استلهام البشاشة والبسمات الراقية في وجوه المراجعين.
4. استشعار ديمومة المراجع إنه هو الأهم والمهم، مهما كان شأنه.
5. إذكاء روح التعاون الجم بين الموظفين المعنيين، وذلك من اجل تذليل العقبات التي تواجه تسهيل معاملات المراجعين.
6. صدق الموعد المنفذ للمعاملات وتنفيذها وإبرازها للعلن في موعد محدد؟.
7. في حال تواجد مراجعين كثر.. ينبغي تقليل أوقات الاجتماع. من اجل تسهيل المهام وإخراجها بوجهها الصحيح السليم.
8. المدير والمشرف المسؤول، يجب عليه التواجد بين الحين والحين. أمام مرأى الجميع، مما يعطي مساحات جدية العمل.
9. إعطاء الأولية لكبار السن والأطفال والنساء مما يعزز سرعة الابتكار والإنجاز في يسر وسهولة.
10. إقفال سماعة الهاتف الخارجية، إذا ورد الى المكتب أحد المراجعين أو الموظفين المعنيين.Concerned Persons
11. تدوير اجتماع دوري كل أسبوعين على الأقل، للحد من تكدس طوابير المراجعين، وإفراز أجوبتهم مقتضاها للمصلحة العامة.
12. عدم إفشاء المحادثات الهاتفية Informationعلى الإطلاق.
13. تقليص وقت المراجع ،وتسريع بحث حالة المعاملة من قبل موظفين اكفاء.
14. إذكاء روح التقييم الشهري مع المسؤولين والمدراء لرفع معنويات الموظف المثالي تقييم الأداء Performance Assessment.
15. المحافظة على الولاء والانتماء للمؤسسة – الشركة مما يمنح الموظف نقاط قوة الأداء والقيام بعمله في جِدِّ وإخلاص وتفان.
