الأرشيف الوطني يواصل ورشه التثقيفية التخصصية في تحديث سياسة المراسلات وسبل إدارتها

أبوظبي-الوحدة:
يواصل الأرشيف الوطني تقديم الورش التثقيفية التخصصية (عن بعد) عبر التقنيات التفاعلية والتي تهدف إلى التعريف بسياسة المراسلات التي يتبعها الأرشيف الوطني ، وتحديث بيانات الجهات الخارجية التي تجري مراسلتها في سبيل تيسير إدارة المراسلات وحفظها وتوثيقها، وفي هذا الإطار قدمت السيدة نورة الحمادي (ضابط أرشيف رئيسي)، قسم أرشيف المركز ورشة بعنوان: (تحديث بيانات الجهات الخارجية)، وقدمت السيدة صفية الجفري(ضابط أرشيف أول) ، قسم أرشيف المركز ورشة بعنوان: (سياسة إدارة المراسلات) وجاءت الورشتان لتكشفان أهم الآليات والمتطلبات التي تمت إضافتها أو تحديثها في إدارة المراسلات الواردة والصادرة، في ظل حرص الأرشيف الوطني على متطلبات بيئة العمل الخضراء، وتسهيل عمليات متابعة التواصل بين الجهات الداخلية، ومع الجهات الخارجية، وتحديث سياسة المراسلات وحفظها وتوثيقها.
وقد سلطت الورشة الأولى الضوء على التطوير الذي طرأ على النظام الداخلي لأتمته طلبات تحديث بيانات الجهات الخارجية والواردة من مختلف إدارات الأرشيف الوطني، وربطه بنظام التراسل الإلكتروني بالتعاون بين قسم أرشيف المركز وقسم تقنية المعلومات؛ إذ يعتبر هذا النظام وسيلة اتصال رئيسة لجميع المراسلات الرسمية بين كافة إدارات الأرشيف الوطني والجهات الخارجية، وهذا ما استدعى وضع قاعدة بيانات متكاملة تشمل قائمة الجهات الخارجية وبيانات التواصل لتلك الجهات؛ وذلك من خلال استلام طلبات الإضافة أو التحديث والتدقيق على البيانات واعتمادها وتسجيلها تلقائيًّا في نظام التراسل الإلكتروني من قبل قسم أرشيف المركز في الأرشيف الوطني.
وعرّفت الورشة بنظام التراسل الإلكتروني، والهدف منه، ومتطلباته، وقد كشفت عن التطوير الذي طرأ على النظام بهدف استخدامه لإدارة المراسلات داخل الأرشيف الوطني، والحفاظ على المراسلات وما تحتويه من وثائق ومعلومات في سرية تامة وبحسب نظام صلاحيات فعّال بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات.
واستعرضت الورشة أيضاً البيانات الأساسية المطلوبة في تحديد تفاصيل الجهة، والبيانات الأساسية في تفاصيل الأشخاص، والمسار التدفقي للطلب، والفيديو الإرشادي للنظام.
وأما الورشة الثانية (سياسة إدارة المراسلات) فقد عرفت بأهداف سياسة إدارة المراسلات، واستعرضت سياق ونطاق تطبيق السياسة، والمسؤوليات، والمبادئ التوجيهية، واختتمت الورشة بتفاعل المتابعين مع محاورها إثراء واستفساراً.
وعرفت الورشة المراسلات بأنها: وسيلة لتبادل المعلومات الرسمية والتواصل الداخلي ومع المحيط الخارجي والرد على الطلبات وتوفير المعلومات وغير ذلك مما يتصل بنشاطات الأرشيف الوطني، و من بين مصادر المعلومات المهمة في المؤسسة، على غرار الوثائق الأخرى، لذا فإنه من الضروري وضع الضوابط التنظيمية لأجل التحكم فيها والمحافظة عليها والاستفادة منها عند الحاجة وذلك بإصدار سياسة لإدارة المراسلات الورقية والإلكترونية في الأرشيف الوطني، لأن استخدامه يحاط بالكثير من المخاطر لما يحتويه من معلومات مهمة، فقد تحدث مشاكل عديدة نتيجة استخدام النظام بطريقة خاطئة.
وتشمل هذه السياسة الأحكام المتعلقة بإنشاء المراسلات وتسجيلها وترميزها وتوزيعها وتصنيفها وحفظها بالتكامل مع باقي الوثائق الرسمية للأرشيف الوطني. وحيث يسعى هذا الأخير دائما إلى تطبيق أحسن الممارسات العالمية وتطوير النظم الإلكترونية في مجال إدارة الوثائق والأرشيف، تم تصميم نظام إلكتروني “تراسل”، لتسهيل عملية إدارة المراسلات وتبادلها داخليا بين الإدارات.