حينما تتوسع الإدارات وتتفرع الأقسام، وخاصة في الشركات الكبرى والتي يتجاوز موظفيها والعاملين ما يقارب عشرون ألف ويزيد…دون شك فإن إيجاد مساحة مكاتب فرعية لا بد من إنشائها.
وفي خضم رسم هيئة المكاتب، دون شك ذات هيكلية آخذة في التطور التكنولوجي – مما يعزز من إيجاد أجهزة ومكائن تسمح بالدخول والخروج عبر بطاقات إلكترونية يتم تمريرها.. وبهذا فإنه لا يسمح بأي فرد مراجع الا من خلال العبور على تلك البوابات القائمة في Reception..
لكن، هل تطبق تلك الأنظمة على المدراء والمسؤولين الكبار والموظفين الذين يعملون تحت سلطة المدير؟، حتما فإن منظومة الإلكترون الكائنة في مدخل الدخول والخروج تسري أيضاً بحكم التكنولوجيا الحديثة على الجميع.
ولتسريع عملية الإنجاز ورواج الأطر التنظيمية، يجب التنسيق مع إدارة المكاتب والهيكلة الإلكترونية المتواجدة في الخطوط الامامية، أن يتم محاكاة المدراء الكبار وموظفيهم في شأن الوصول الى العمل بمنحهم بطاقات استثنائية فورية تٌسهل لهم فتح الأبواب الإلكترونية بسهولة ويسر دون الرجوع والالتفات الى موظف الاستقبال مع الأخذ في عين الاعتبار أن موظف الاستقبال يجب عليه ملاحظة المسار (مدخل ومخرج) لمثل هؤلاء المدراء والموظفين بكل سهولة ويٌسر.
حيث أن المدير له سلطة وكياسة من حيث المنصب، وتنصب هيئته في كينونة لها اعتبارها – ولا يجب أن تتماهى تلك الشاكلة في الدخول والخروج الى المكاتب والدور كسائر الموظفين، وخاصة حال تدافع مراجعين كثير… نعم…فإن إرساء ورسم الشخصية لكبار الموظفين لها فحوى خاصة ومسار معين، ينبغي لكافة المعنيين أن يتلمسوا مثل هذه الأطروحات في جدية وتفرد لا أن تكون وتترك على الهامش.
نعم يظل التنسيق والدراسة وإمعان فحوى أية مقترحات أن تؤخذ في مستوى راقِ له دليل يفضي ويقضى في نظم وأسس لها أسبقية. خاصة أن لها ميزة الريادة في الإنجاز وإبرام الصفقات والعقود وتوقيع القرارات – تلك المهام يكتب لها ديمومة ولها الأسوة التي ينبغي أن يتلمس رؤاها إدارات عديدة، خاصة في زمن السباق التكنولوجي والذكاء الاصطناعي الذي بدأ يدق الأبواب ويدخل في جِبلة الأعمال برمتها ..إنها علوم تَنْضحْ على وجوهنا ويتضح مسارها وأنظمتها مع مرور الأيام والسنين.
ثَمة مسار تنظيمي في هذا المساق، يتبين من خلال منظومة مكاتب الاستقبال. ينبغي أن يتجذر موظفي إدارة الأقسام بالتنسيق مع إدارة المكاتب الخارجية كي يتسنى للمدير حين يقوم بزيارة ميدانية للمكاتب. في تسهيل مهمته حين الوصول الى بهو الاستقبال، بعد الإفصاح عن هويته في زيارة أولى. وبعدها مباشرة يتم منحه بطاقة دخول Access Card تمكنه من الولوج الى مكاتب الشركة – المؤسسة. ويعرف هذا الإطار التنظيمي باستبقاء وقائع العمل، وتكون في مصاف التفرد العملي الجاد المٌتقن ممهوراً بتوفير مزيد من الوقت والذي ينعكس بدوره على مباشرة المهام في سهولة ويسر وإتقان يضفي على جٌل الأعمال ريادة، تفوق ورقي.
فهل يأتي يوم أو زمان يٌستغنى فيه عن موظف الاستقبال.؟! أم أن الوقت لايزال مبكراً…؟ – رٌبمـــا.!
